電話はただの新人の雑用じゃない

職場では様々な部署から電話がかかってきます。はじめは仕事の内容がわかっていないので、取らなくても良いですが、ある程度仕事内容がわかってきたら、電話を取ってみましょう。

 

 

おそらくある程度仕事が慣れた上で取っても、何を言っているかわからない内容や、1人で判断するのが難しい内容があると思います。そのような場合は遠慮せず、忙しそうでない先輩に聞いたり相談しましょう。意地悪な先輩で無ければ、教えてくれます。

 

この時に注意すべきは曖昧な答えを1人でしないことです。インシデントの元になります。焦ると思いますが、わからなければ「調べて折り返します」が基本です。しかし、たまに折り返さず忘れてしまう人がいます。忘れると相手に迷惑をかけてしまいます。

 

本来は、すぐにでも確認して仕事を進めたいから相手は電話をしてきているわけです。相手を待たせているということは、相手の仕事を遅らせているということを意識しなければなりません。そのため電話を受けたからには、忘れずに責任を持って必ず折り返しましょう。

 

 

新人や実習生において、電話を取ることのメリットは自分の弱点がわかります。つまり、どの仕事内容がわかっていないかがわかります。

 

特に医師に相談された内容は知識的にも頭に残ると思います。私の経験上、医師から多い質問は、「うちって〇〇系の薬って何があるの？」という内容です。この質問に答えるには、まず〇〇系が何なのかを知らなくてはならないです。その上で院内での採用医薬品を知っていなければなりません。そこまで答えられれば、最低限の内容をクリアしています。さらに知っていれば、目安となる用法容量などを答えられれば、なおよいです。

 

 

ここでプラスαを。
あなたが電話で相手と話しているときに、「この人の話し方怖いな」と思うことはありませんか？電話の相手も、それが普通で悪気があってやっているわけではありませんが、そのように感じてしまうときがあります。

 

そんなことで相手に悪い印象を与えるのは、損しています。電話をするときには、少し気持ち悪くなってしまうかもしれませんが、ワントーン上げて話すことを意識しましょう。それだけで印象が変わります。話し方も敬語や謙譲語を基本的には使い、威圧的な話し方をしないようにします。

 

 

そして意外に大事なのが、最後の受話器の置き方です。電話をしているときに、ものすごい勢いで話されて、最後にものすごい音で「ガチャ」ってやられたことありませんか？あれも人によってはイライラさせたり、不快に思わせたりすることがあります。電話をし終えたら、受話器をバンっと置くのではなく、電話本体のフック（受話器を置くところの耳部分のボタン）を押して電話を切ります。そのあとに受話器を本体に戻しましょう。

 

このように電話を克服していくことで一人前になってきます。電話取りは、下っ端の雑用みたいなイメージもありますが、結果的には自分にプラスになってくるのです。

 

まとめ

• 電話を取ると、自分のわからない仕事がわかるようになる。